Vertrauensmann

(Auszug aus dem Leitfaden für die Durchführung des Zivildienstes, Abschnitt B 7. Der Leitfaden ist in jeder Zivildienststelle vorhanden. Jeder Zivildienstleistende hat jederzeit das Recht, ungestört Einsicht in den Leitfaden zu nehmen. Die Erläuterungen des Leitfadens sind für den Dienstleistenden und vor allem für die Zivildienststelle verbindlich.)

1 Grundsatz

Die Beteiligung der Zivildienstleistenden in dienstlichen Angelegenheiten wird durch dasZivildienstvertrauensmanngesetz - ZDVG - geregelt und soll zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit bei der Dienstgestaltung und zu einer fürsorglichen Berücksichtigung der Belange der einzelnen Zivildienstleistenden beitragen.

Die Beteiligung der Zivildienstleistenden erfolgt regelmäßig durch Vertrauensmänner.

Die Einzelheiten des Wahlverfahrens sind in der Verordnung über die Wahl der Vertrauensmänner der Zivildienstleistenden vom 16.01.91 geregelt.

Das Recht des Zivildienstleistenden, sich in dienstlichen und persönlichen Angelegenheiten an seinen Vorgesetzten zu wenden sowie Anträge und Beschwerden vorzubringen, bleibt unberührt.

2 Zahl der Vertrauensmänner und Stellvertreter,
Wahl, Verfahrensvorschriften

2.1 Allgemeines

Die Zivildienstleistenden wählen in geheimer und unmittelbarer Wahl aus ihren Reihen in Dienststellen oder in Lehrgängen mit fünf bis zwanzig Zivildienstleistenden je einen Vertrauensmann und je einen Stellvertreter, in Dienststellen oder in Lehrgängen mit einundzwanzig und mehr Zivildienstleistenden je einen Vertrauensmann und je zwei Stellvertreter (§ 2 Abs. 1 ZDVG). Hierbei kommt es nur auf die Zahl der in der Dienststelle tätigen Zivildienstleistenden an, nicht auf die Zahl der vorhandenen Zivildienstplätze. Sinkt die Zahl der Zivildienstleistenden während der Amtszeit des Vertrauensmannes/des Stellvertreters auf unter 5 bzw. 21, führt dies nicht zur Beendigung des Amtes.

Die Amtszeit des Vertrauensmannes beträgt in Dienststellen ein Jahr (§ 7 ZDVG). Wird der Vertrauensmann vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Zivildienst entlassen, endet sein Amt mit dem Entlassungstag.

Für Lehrgänge entfällt die Wahl des Vertrauensmannes und der Stellvertreter, wenn die voraussichtliche Amtsdauer des Vertrauensmannes bis zur Beendigung des Lehrgangs weniger als zehn Kalendertage beträgt (§ 2 Abs. 2 ZDVG). Sind die zeitlichen Voraussetzungen für eine Vertrauensmännerwahl in Lehrgängen erfüllt, wird die Wahl in einem vereinfachten Wahlverfahren durchgeführt (§ 12 der Verordnung über die Wahl der Vertrauensmänner der Zivildienstleistenden - Anlage 2).

Wahlberechtigt sind alle Zivildienstleistenden, die dem Wahlbereich angehören, für den der Vertrauensmann zu wählen ist, und zwar unabhängig davon, wie lange das Zivildienstverhältnis noch dauert. Wählbar ist jeder Wahlberechtigte des Wahlbereichs außer den Zivildienstleistenden, die unter die in § 2 Abs. 4 Nr. 1 und 2 ZDVG genannten Ausnahmen fallen.

Die Wahl der Vertrauensmänner in den Dienststellen bleibt zwar der freien Entscheidung der Zivildienstleistenden vorbehalten, die Leiter der Dienststellen sind jedoch gehalten, auf die Wahl von Vertrauensmännern hinzuwirken.

2.2 Sonderfälle

2.2.1 Die Wahl des Vertrauensmannes kann unter den in § 2 Abs. 6 ZDVG genannten Bedingungen von drei Wahlberechtigten, dem Leiter der Dienststelle oder dem Leiter des Lehrgangs innerhalb von 14 Tagen beim Verwaltungsgericht angefochten werden.

2.2.2 Der Vertrauensmann kann durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Leiter der Dienststelle sein Amt niederlegen (§ 8 ZDVG).

2.2.3 Der Vertrauensmann kann unter Einhaltung der hierzu in § 9 ZDVG ergangenen Regelungen abberufen werden.

2.3 Dienststellen ohne Vertrauensmann

Ist ein Vertrauensmann nicht gewählt, können sich die Zivildienstleistenden mit ihren Anliegen an den für ihre Dienststelle zuständigen Betriebs- oder Personalrat wenden (§ 3 Abs. 2 Satz 1 ZDVG). Dieser hat auf die Berücksichtigung der Anliegen, falls sie berechtigt erscheinen, bei dem Leiter des Betriebes oder der Verwaltung hinzuwirken (§ 3 Abs. 2 Satz 2 ZDVG). Damit die in der Zivildienststelle gebildete Personalvertretung beim Leiter der Dienststelle auf berechtigte Anliegen der Zivildienstleistenden hinwirken kann, sollte der Personalvertretung vom Leiter der Dienststelle mitgeteilt werden, welche Zivildienstleistenden für welchen Zeitraum und mit welchen Aufgaben in der Dienststelle beschäftigt werden.

3 Aufgaben, Beteiligung, Rechte und Pflichten des Vertrauensmannes

Die Beteiligung der Vertrauensmänner erfolgt durch Anhörung (§ 16 ZDVG), Vorschlagsrecht (§ 17 ZDVG) und Mitbestimmung (§ 18 ZDVG).

Sie unterbleibt, wenn der Vertrauensmann selbst Betroffener einer Personalmaßnahme oder einer Disziplinarmaßnahme oder Beschwerdeführer ist. In diesen Fällen ist der Stellvertreter des Vertrauensmannes zu beteiligen (§ 24 ZDVG).

3.1 Anhörungsrecht

Dem Vertrauensmann sind beabsichtigte Maßnahmen und Entscheidungen, zu denen er anzuhören ist, rechtzeitig mitzuteilen. Ihm ist Gelegenheit zur Äußerung zu geben. Eine Anhörung des Vertrauensmannes durch den Vorgesetzten ist erforderlich

3.1.1 nach § 19 Abs. 1 ZDVG auf Antrag des betroffenen Zivildienstleistenden bei folgenden Personalmaßnahmen:

- Versetzung aus dienstlichen Gründen

- Umsetzung innerhalb der Dienststelle

- Vorzeitiger Beendigung des Dienstverhältnisses, sofern das Zivildienstgesetz einen Ermessensspielraum einräumt

- Anträge auf Genehmigung einer Nebentätigkeit oder von Sonderurlaub.

Der Vorgesetzte teilt die Äußerung des Vertrauensmannes zu der beabsichtigten Personalmaßnahme der zuständigen Stelle mit; das Ergebnis der Anhörung ist in die Personalentscheidung einzubeziehen.

3.1.2 nach § 20 Abs. 1 ZDVG bei der Gestaltung des Dienstbetriebes. Zum Dienstbetrieb gehören alle Maßnahmen, die im Dienst-, Einsatz- oder Schichtplan festgelegt werden und Fragen der Arbeitsaufgaben, des inneren Dienstbetriebes, der Fürsorge und des außerdienstlichen Gemeinschaftslebens betreffen; ausgenommen sind die Fragen, die sich auf Ziele und Inhalte der Lehrgänge beziehen (§ 20 Abs. 2 ZDVG).

3.1.3 nach § 20 Abs. 2 ZDVG auf Antrag des betroffenen Zivildienstleistenden bei der individuellen Gewährung von Dienstbefreiung.

3.1.4 nach § 22 Abs. 1 ZDVG vor der Verhängung von Disziplinarmaßnahmen.

3.1.5 nach § 23 ZDVG im Beschwerdeverfahren in Fragen des Dienstbetriebes, der Fürsorge oder des außerdienstlichen Gemeinschaftslebens sowie bei Personalmaßnahmen auf Antrag des Beschwerdeführers.

3.1.6 nach § 21 Abs. 2 Satz 2 ZDVG zur Durchführung von dienstlichen Veranstaltungen geselliger Art.

3.2 Vorschlagsrecht

Bei der Gestaltung des Dienstbetriebes hat der Vertrauensmann nach § 20 Abs. 1 Satz 2 ZDVG ein Vorschlagsrecht. Der Vorgesetzte hat die Vorschläge des Vertrauensmannes mit ihm zu erörtern. Kommt eine Einigung nicht zustande, kann der Vertrauensmann sein Anliegen dem nächsthöheren Vorgesetzten vortragen, sofern ein solcher vorhanden ist. Dieser entscheidet abschließend. Bis dahin soll die Ausführung einer dienstlichen Anordnung oder einer sonstigen Maßnahme ausgesetzt werden, wenn dem dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

Entspricht der Vorgesetzte einem Vorschlag des Vertrauensmannes nicht oder nicht in vollem Umfang, teilt er dem Vertrauensmann seine Entscheidung unter Angabe der Gründe mit.

3.3 Mitbestimmung

Soweit die Dienststellen den Zivildienstleistenden Betreuungseinrichtungen, wie z. B. Gemeinschaftsräume und Sportmöglichkeiten zur Verfügung stellen, haben die Vertrauensmänner ein Mitbestimmungsrecht bei der Regelung der Benutzung dieser Einrichtungen durch die Zivildienstleistenden (§ 21 Abs. 1 ZDVG). Das gleiche gilt bei der Planung von Veranstaltungen des außendienstlichen Gemeinschaftslebens (§ 21 Abs. 2 Satz 1 ZDVG). Der Vertrauensmann ist rechtzeitig über derartige Maßnahmen durch den zuständigen Vorgesetzten zu unterrichten; es ist ihm Gelegenheit zur Äußerung zu geben. Kommt eine Einigung nicht zustande, ist die der Mitbestimmung unterliegende Maßnahme oder Entscheidung auszusetzen und der nächsthöhere Vorgesetzte anzurufen, sofern ein solcher vorhanden ist. Entscheidet dieser abweichend vom Vorschlag des Vertrauensmannes, ist die Entscheidung gegenüber dem Vertrauensmann schriftlich zu begründen.

4 Schutz und Unfallschutz sowie Rechte und
Pflichten der Vertrauensmänner

4.1 Grundsatz

Der Vertrauensmann darf in der Ausübung seiner Befugnisse nicht behindert und wegen seiner Tätigkeit nicht benachteiligt oder begünstigt werden.

4.2 Unfall

Ein Zivildienstleistender, der anläßlich der Wahrnehmung von Rechten oder Erfüllung von Pflichten als Vertrauensmann durch einen Unfall eine gesundheitliche Schädigung erleidet, die im Sinne des Zivildienstgesetzes eine Zivildienstbeschädigung (vgl. Abschnitt G 12 des Leitfadens) wäre, wird hinsichtlich der ihm zustehenden Versorgung wie ein Zivildienstleistender gestellt, der eine gesundheitliche Schädigung durch Unfall während der Ausübung des Dienstes erlitten hat (§ 6 ZDVG).

4.3 Versetzung

Der Vertrauensmann darf während der Dauer seines Amtes gegen seinen Willen zu einer anderen Dienststelle nur versetzt werden, wenn dies auch unter Berücksichtigung seiner Stellung als Vertrauensmann aus dienstlichen Gründen unvermeidbar ist (§ 11 ZDVG).

4.4 Beschwerderecht

Der Vertrauensmann kann sich entsprechend § 41 des Zivildienstgesetzes - ZDG - auch dann beschweren, wenn er glaubt, in der Ausübung seiner Befugnisse behindert oder wegen seiner Tätigkeit benachteiligt zu sein (§ 12 ZDVG).

4.5 Teilnahmerecht

Der Vertrauensmann kann an Sitzungen des Betriebs- oder Personalrates der Dienststelle beratend teilnehmen, wenn Angelegenheiten behandelt werden, die auch die Dienstleistenden betreffen (§ 3 ZDVG). Diese Vorschrift gilt nur für die Dienststellen des Bundes und für Betriebe, auf die das Betriebsverfassungsgesetz Anwendung findet. Dienstleistende können nicht an Personalratssitzungen in Beschäftigungsstellen der Länder, der Kommunen oder an Sitzungen von Mitarbeitervertretungen in kirchlichen Beschäftigungsstellen beratend teilnehmen, wenn die Personalvertretungsgesetze der jeweiligen Länder oder Mitarbeiterverordnungen der Kirchen dies nicht zulassen.

4.6 Unterstützungsrecht

Der Vorgesetzte hat den Vertrauensmann bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 ZDVG). Hierzu gehört, daß ihm die Dienststelle für die Erfüllung seiner Aufgaben die notwendigen sachlichen Mittel (z. B. Büromaterial) zur Verfügung stellt. Der Vertrauensmann ist über Angelegenheiten, die seine Aufgaben betreffen, rechtzeitig und umfassend zu unterrichten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 ZDVG). Ihm sind z. B. auf Antrag der Leitfaden und die Sonderinformationen von der Dienststelle zur Einsichtnahme vorübergehend gegen Quittung zu überlassen.

4.7 Sprechstunde

Dem Vertrauensmann ist während des Dienstes Gelegenheit zu geben, Sprechstunden für Zivildienstleistende innerhalb der Dienststelle abhalten zu können, soweit dies zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich ist und dienstliche Gründe nicht entgegenstehen (§ 14 Abs. 2 Satz 3 ZDVG). Hierbei sind die jeweiligen Verhältnisse in der Dienststelle angemessen zu berücksichtigen, insbesondere muß die Funktionsfähigkeit der Dienststelle gewährleistet bleiben.

4.8 Schweigepflicht

Der Vertrauensmann hat nach § 5 ZDVG Schweigepflicht für die ihm in Ausübung seiner Tätigkeit bekanntgewordenen Angelegenheiten.

5 Pflichten des Vorgesetzten

5.1 Der Vorgesetzte hat alle Zivildienstleistenden alsbald nach Dienstantritt über die Rechte und Pflichten des Vertrauensmannes zu unterrichten und den Namen des Vertrauensmannes bekanntzugeben (§ 15 Abs. 1 ZDVG).

5.2 Der Vorgesetzte hat den Vertrauensmann und seine Stellvertreter unverzüglich nach ihrer Wahl in ihr Amt einzuweisen (§ 15 Abs. 2 ZDVG).

5.3 Dem Vertrauensmann ist im Rahmen der gesetzlichen Regelungen Freistellung vom Dienst zu gewähren, wenn er durch die Erfüllung seiner Aufgaben als Vertrauensmann über die regelmäßige tägliche Arbeitszeit hinaus beansprucht wird (§ 15 Abs. 5 ZDVG).

Hierdurch wird die Möglichkeit berücksichtigt, daß ein Vertrauensmann insbesondere bei größeren Dienststellen seine Tätigkeit als Vertrauensmann auch über seine regelmäßige tägliche Arbeitszeit hinaus ausdehnen muß.

Da es sich hierbei um eine dienstlich bedingte besondere zeitliche Belastung handelt, ist ihm hierfür Freistellung vom Dienst zu gewähren. Das bedeutet, daß einem Vertrauensmann, dem durch die Erfüllung seiner Aufgaben "Überstunden" entstanden sind, hierfür grundsätzlich ein Dienstzeitausgleich in Freizeit zusteht. Dies kann jedoch für den Regelfall nur dann zutreffen, wenn Gründe der Dienstgestaltung es dem Vertrauensmann unmöglich machen, sich während der Sprechstunde nach § 14 Abs. 2 Satz 3 ZDVG mit diesen Angelegenheiten zu befassen (vgl. Nr. 4.7).

5.4 Dem Vertrauensmann ist im Benehmen mit den Vorgesetzten Gelegenheit zu geben, sich auf die Besprechungen nach Nr. 7 vorzubereiten (§ 15 Abs. 4 Satz 2 ZDVG).

6 Vorbereitung auf die Aufgaben als Vertrauensmann

Die Vorbereitung der Vertrauensmänner durch das BAZ besteht in der

- Zurverfügungstellung eines Merkheftes, das neben den einschlägigen Vorschriften (ZDVG, Wahlordnung) auch eine 8 Druckseiten umfassende Information (Kommentierung), einen Verfahrensablauf der Wahl und ein ABC über die Funktion und die Aufgaben eines Vertrauensmannes enthält

- Veröffentlichung im "Leitfaden", Abschnitt B 7

- Unterrichtung im Rahmen des Einführungsdienstes (Merkheft, ausliegend im Unterrichtsraum)

- sporadischen Veröffentlichung in der Zeitschrift "ZIVILDIENST, Magazin für den Zivildienstleistenden".

Das Merkheft kann beim Bundesamt angefordert werden. Kirchen und Verbände bieten gelegentlich Veranstaltungen speziell für Vertrauensmänner an.

7 Besprechungen mit Vertrauensmännern

Der Präsident des BAZ oder von ihm beauftragte Beschäftigte des BAZ führen mindestens einmal im Kalenderjahr mit Vorgesetzten und Vertrauensmännern eine Besprechung über Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse aus dem Aufgabenbereich des Vertrauensmannes durch (§ 15 Abs. 4 ZDVG). Vertrauensmänner und Vorgesetzte erhalten damit die Möglichkeit, in Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse Informationen und Erfahrungen auszutauschen und sich insbesondere in der Beurteilung von Fragen der Arbeitsaufgaben, des inneren Dienstbetriebes, der Fürsorge und des außerdienstlichen Gemeinschaftslebens abzustimmen.

8 Eintritt des Stellvertreters

Der Stellvertreter tritt nach § 10 ZDVG ein, wenn das Amt des Vertrauensmannes vorzeitig endet oder der Vertrauensmann an der Ausübung seines Amtes verhindert ist oder sein Amt ruht (§ 9 Abs. 2 ZDVG).